Seinäjoen Autokaari Oy
Lieskatie 2
60520 Seinäjoki
Tässä selosteessa on kuvaus siitä, mitä henkilötietoja Seinäjoen Autokaari Oy ("Autokaari") kerää, miten Autokaari käsittelee henkilötietoja, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja keille tietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaseloste antaa tietoa velvoitteista, joita noudatamme henkilötietojen käsittelyssä.
Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä voimassa olevaa lakia asiakastietojen käsittelyssä. Tietosuojasta huolehtiminen perustuu hyviin kauppatapoihin.
Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin tarjoamiimme automyynti-, huolto-, varaosa- ja rahoituspalveluihin, sekä muihin tarjoamiimme palveluihin niin myymälässä kuin verkkosivuilla sekä sosiaalisen median palveluissa. Lisäksi tietosuojaselostetta sovelletaan yritysasiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien edustajien sekä liikkeessämme vierailevien henkilöiden tietojen käsittelyyn.
"Henkilötiedoilla" tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä koskevia tietoja, joista hänet voidaan tunnistaa, siten kuin tietosuoja on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.
Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti Autokaaren ja rekisteröidyn asiakkaan välinen sopimussuhde, joka perustuu tarjoamamme tuotteen tai palvelun, kuten ajoneuvon tai huoltopalvelun tilaamiseen. Asiakastietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitolakiin sekä asiakkaan tunnistamista koskeviin velvoitteisiin ja lakisääteiseen raportointiin. Tietoja käytetään myös asiakassuhteen hoitoon ja suoramarkkinointiin.
Sähköinen suoramarkkinointi perustuu lainsäädännön edellytysten mukaisesti rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:
Keräämme rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.
Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä Autokaaren ja rekisteröidyn välisen sopimuksen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä palveluiden tuottamiseksi.
Henkilötietojen antaminen sähköiseen suoramarkkinointiin on vapaaehtoista. Rekisteröity voi koska tahansa peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamansa suostumuksen ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointiin.
Pääsääntöisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi tarjouksen tekemisen yhteydessä, koeajovaraustilanteessa, tilaus/osamaksusopimusta tehtäessä tai muun asiakkuuden aikana. Esimerkkinä: asiakas on tilannut sähköisen uutiskirjeen, ottanut yhteyttä sosiaalisen median kautta tai lähettänyt työhakemuksen.
Autokaari voi käyttää Suomen Asiakastieto Oy rekisteriä rekisteröitävän luvalla, tilaussopimuksia solmittaessa sekä myytäessä palveluja tai tuotteita.
Maahantuojan rekisteritiedot
Ulkopuolisen palveluntarjoajan rekisteri (esim. Trafin kautta saatavat alueellisesti kohdennetut asiakasryhmät, joita voidaan käyttää suoramarkkinoinnissa)
Autokaari säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esim. lainsäädäntöön, kirjanpitoon tai raportointiin liittyvät velvoitteet). Tarvittaessa voimme joutua säilyttämään tietoja oikeusvaateen laatimiseksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseen.
Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus.
Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellisen ajan asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.
Ajoneuvon kauppakirjoja ja muuta kauppaan liittyvää materiaalia säilytetään pääsääntöisesti kymmenen vuotta.
Koeajoon liittyviä asiakirjoja säilytetään kaksi vuotta. Tarjouksia säilytetään pääasiallisesti kaksi vuotta. Potentiaalisten asiakkaiden muita tietoja säilytetään pääasiallisesti kaksi vuotta.
Työhakemuksia ja niihin liittyvää rekrytointimateriaalia säilytetään enimmillään kahden vuoden ajan rekrytointipäätöksestä. Tietyissä työtehtävissä tehtävään valitun henkilön luottotiedot tarkistetaan työntekijän suostumuksella ja työelämän tietosuojalain edellytysten mukaisesti työntekijän luotettavuuden arvioimiseksi.
Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa säädösten mukaan.
Autokaari voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia ja alihankkijoita. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat esimerkiksi IT-järjestelmiä ja taloushallintopalveluita, perintä- ja lakipalveluita, tavarantoimituksia ja muita palveluita tuottavat palveluntarjoajat. Kaikkien henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien tahojen kanssa on laadittu asianmukainen henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus.
Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa lakisääteisten velvoitteiden ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi mm. viranomaisille, kuten vero- ja ulosottoviranomaisille sekä vakuutusyhtiöille.
Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa Autokaaren edustamien merkkien maahantuojille mm. maahantuonnin velvoitteista huolehtimiseen, takuisiin, asiakaspalautteisiin ja digitaalisiin palveluihin sekä markkinointiyhteistyöhön liittyen.
Poikkeuksia ovat hätätilanteet tai muut yllättävät tilanteet, jos Autokaari joutuu luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi.
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Käsittelemme henkilötietoja tavalla jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan tietoturvallisuus sekä poissulkemaan niiden asiaton käsittely.
Tässä tärkeää osaa näyttelee IT laitteiden palomuuri, salaustekniikka, turvalliset laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja henkilöstön ohjeistaminen.
Kauppasopimukset ja muut alkuperäiskappaleina säilytettävät asiakirjat pidetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille. Paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista. Autokaari myös poistaa, korjaa ja täydentää oma-aloitteisesti havaitsemansa virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.
Jos, henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn ja oikeus peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamansa suostumus. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan tietosuojaliitteessä mainitulle rekisterinpitäjälle.
Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista, minkä takia saatamme joutua kysymään tarkentavia tietoja. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.
Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Esimerkkinä, lakisääteinen velvoite tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta, kuten esimerkiksi palveluihin liittyvä velvoite tai vaade.
Evästeiden käyttö mahdollistaa palvelun parantamisen ja entistä räätälöidymmän sisällön tarjonnan asiakkaillemme. Evästeasetusten muokkaaminen onnistuu milloin tahansa uudestaan. Huomioithan, että evästeasetukset ovat selainkohtaisia.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
Autokaari kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta joutua muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.
Tietosuojaseloste on päivitetty 7.6.2022
